Para micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional, ter uma contabilidade eficiente é essencial para garantir o pagamento correto de impostos e manter as obrigações fiscais em dia.
No entanto, pode chegar o momento em que a relação com a contabilidade atual não esteja mais atendendo às expectativas, seja por falta de suporte adequado, erros recorrentes ou falta de alinhamento estratégico. Nesse caso, migrar de contabilidade pode ser a melhor decisão.
Neste artigo, vamos abordar como fazer essa migração de maneira correta e segura, sem causar transtornos fiscais e garantindo uma transição suave.
1. Por Que Migrar de Contabilidade?
Empresas que atuam no Simples Nacional podem se beneficiar significativamente de uma contabilidade bem estruturada. Entretanto, quando o contador ou escritório contábil não oferece um serviço de qualidade, pode resultar em problemas como:
- Atraso no pagamento de impostos;
- Multas por falta de entrega de obrigações acessórias;
- Falta de orientação estratégica para redução de impostos;
- Dificuldade em obter informações precisas sobre a saúde financeira da empresa.
Se você tem enfrentado algum desses desafios, é hora de considerar a possibilidade de migrar de contabilidade. Uma mudança bem planejada pode resultar em economia de tempo, dinheiro e, principalmente, redução de riscos fiscais.
2. O Que Considerar Antes de Migrar?
Antes de iniciar o processo de migração, é importante avaliar alguns pontos-chave que podem fazer toda a diferença na escolha de uma nova contabilidade. Optar por um escritório especializado no Simples Nacional é fundamental para garantir que as necessidades da sua empresa sejam atendidas corretamente.
2.1. Experiência com o Simples Nacional
A contabilidade para empresas no Simples Nacional tem suas particularidades, como o cálculo do DAS e a necessidade de cumprir obrigações acessórias simplificadas, mas ainda assim essenciais. Certifique-se de que o novo escritório contábil tem experiência sólida com empresas enquadradas nesse regime tributário.
2.2. Suporte e Atendimento
Avalie a qualidade do suporte oferecido. Um bom contador deve ser acessível, fornecer orientações claras e estar disponível para responder a dúvidas em tempo hábil. O relacionamento com a contabilidade é de longo prazo, então o suporte contínuo é essencial para evitar erros que podem custar caro no futuro.
2.3. Revisão de Obrigações Fiscais Pendentes
Antes de migrar de contabilidade, faça uma revisão das obrigações fiscais que foram (ou não foram) cumpridas pela contabilidade anterior. Verifique se os impostos estão em dia e se não há pendências de guias não pagas ou declarações não enviadas. Essa avaliação inicial garante que você não tenha surpresas após a transição.
2.4. Relacionamento com a Contabilidade Anterior
Mesmo que você esteja insatisfeito com o serviço da contabilidade atual, é importante manter uma relação cordial até o momento da migração. Lembre-se de que o escritório anterior precisará fornecer documentos e informações importantes para a nova contabilidade. Um bom diálogo facilita o processo e evita atrasos.
3. Passo a Passo para Migrar de Contabilidade
Agora que você já sabe por que e o que considerar antes de mudar, vamos ao passo a passo para garantir que a migração ocorra sem problemas e que sua empresa continue em conformidade com as exigências fiscais do Simples Nacional.
Passo 1: Escolha da Nova Contabilidade
O primeiro passo é selecionar um novo escritório de contabilidade que atenda às necessidades da sua empresa. Dê preferência a profissionais ou escritórios que tenham experiência com o Simples Nacional e um histórico de bom atendimento a micros e pequenas empresas.
Pesquise avaliações de outros clientes, peça recomendações e faça uma reunião inicial para entender como será o suporte oferecido e os serviços que serão prestados.
Passo 2: Solicitação de Documentos
Ao fechar com a nova contabilidade, é hora de solicitar todos os documentos e informações à contabilidade anterior. Esse processo pode incluir:
- Livros fiscais e contábeis;
- Balancetes e demonstrativos financeiros;
- Guias de pagamento de impostos (DAS);
- Declarações enviadas para a Receita Federal;
- Arquivos digitais com dados da empresa.
Esses documentos são necessários para que a nova contabilidade possa continuar o trabalho sem interrupções e dar continuidade às obrigações fiscais da empresa.
Passo 3: Assinatura de Procurações
A nova contabilidade precisará de procurações para acessar os sistemas da Receita Federal, Prefeitura e outros órgãos governamentais, a fim de continuar o acompanhamento tributário da sua empresa. Essas procurações devem ser assinadas pelo responsável legal da empresa e enviadas aos órgãos competentes.
Esse é um passo simples, mas essencial para que o novo contador possa representar a empresa e realizar todas as tarefas necessárias de forma oficial.
Passo 4: Integração de Sistemas
Se sua empresa utiliza algum software de gestão ou ERP, é importante garantir que a nova contabilidade consiga integrar essas ferramentas ao seu sistema contábil. Uma boa integração entre o software de gestão e a contabilidade facilita o controle financeiro e evita erros de comunicação entre os sistemas.
Além disso, a nova contabilidade pode orientar sobre o uso de ferramentas específicas que auxiliam na gestão de empresas no Simples Nacional, como sistemas de emissão de notas fiscais e controle de estoque.
Passo 5: Conferência de Pendências
Uma vez que a nova contabilidade tenha acesso a todos os documentos e sistemas, é hora de realizar uma conferência completa para verificar se não há pendências fiscais ou contábeis deixadas pela contabilidade anterior. Caso sejam identificados problemas, o novo contador poderá orientar sobre a melhor forma de regularizá-los.
4. Vantagens de Migrar para uma Contabilidade Especializada no Simples Nacional
Ao optar por migrar para um escritório de contabilidade especializado no Simples Nacional, sua empresa pode se beneficiar de diversas formas, que vão além da simples gestão fiscal.
4.1. Redução da Carga Tributária
Uma contabilidade especializada no Simples Nacional pode ajudar a otimizar a tributação da sua empresa, identificando oportunidades de redução de impostos dentro das regras do regime. Isso pode ser feito através de um planejamento tributário bem elaborado e ajustado à realidade do seu negócio.
4.2. Cumprimento de Obrigações em Dia
Uma das maiores preocupações dos empresários é garantir que todas as obrigações fiscais sejam cumpridas no prazo. Um escritório especializado em Simples Nacional sabe quais são as declarações e guias obrigatórias e tem experiência em mantê-las atualizadas, evitando multas e juros por atrasos.
4.3. Orientação Contínua
Com um contador especializado, você terá acesso a orientações estratégicas para o crescimento da sua empresa. Isso pode incluir sugestões de redução de custos, melhoria na gestão financeira e orientações sobre como expandir o negócio de forma saudável e sustentável.
5. Cuidados a Serem Tomados na Migração
Embora o processo de migrar de contabilidade seja simples, alguns cuidados devem ser tomados para evitar complicações futuras.
- Certifique-se de que todos os documentos estão corretos e atualizados antes de passá-los à nova contabilidade;
- Não faça mudanças no meio de períodos fiscais críticos, como o final do ano ou logo antes de entregar declarações importantes;
- Mantenha uma boa comunicação tanto com a contabilidade antiga quanto com a nova, garantindo que todas as informações sejam transmitidas corretamente.
Conclusão
Migrar de contabilidade pode parecer um processo complicado, mas com o planejamento adequado e a escolha de uma contabilidade especializada no Simples Nacional, essa transição pode ser feita de forma tranquila e vantajosa para a sua empresa.
Lembre-se de avaliar bem as necessidades do seu negócio, garantir que todos os documentos estejam corretos e buscar uma nova contabilidade que ofereça suporte e orientação contínuos. Com a contabilidade certa, você poderá não apenas manter suas obrigações fiscais em dia, mas também otimizar sua gestão financeira e garantir o crescimento sustentável do seu negócio.
